1. Datenschutzhinweise (DSGVO, BDSG, § 25 TDDDG)

• Verantwortliche Stelle: EmplYze ist für die Datenverarbeitung im Sinne dieser Hinweise verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Kontaktangaben ausschließlich im Impressum (§ 5 DDG).
• Zweck: Verarbeitung von Konto-, Abrechnungs-, Betriebs- und Nutzungsdaten zur Leistungserbringung, Sicherheit und kontinuierlichen Verbesserung des Dienstes.
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit erforderlich (z. B. Newsletter, optionale Cookies).
• Datenkategorien: Kontodaten, Unternehmensprofil, Transaktionsprotokolle, technische Diagnosen, Support-Kommunikation und von Ihnen bereitgestellte Inhalte. Für Negotiation Intelligence ausschließlich aggregierte Unternehmenskennzahlen ohne Personenbezug.
• Empfänger / Auftragsverarbeiter: Vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebundene Dienstleister (Hosting & Datenbank im EWR; Zahlungsabwicklung; SMTP; optional KI-Inferenz nur auf Nutzeraktion). Eine Übersicht der Kategorien stellen wir im AVV (siehe /legal/avv) zur Verfügung.
• Drittlandübermittlungen: Falls Übermittlungen außerhalb des EWR stattfinden, erfolgen sie mit geeigneten Garantien nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 2) und einem dokumentierten Transfer Impact Assessment.
• Speicherdauer: Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für vertragliche, gesetzliche (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB), Sicherheits- und Nachweiszwecke erforderlich ist. Personenbezogene Profil- und Kontodaten werden bei Kontolöschung gelöscht oder anonymisiert.
• Betroffenenrechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Sicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zur Reduzierung von Zugriffs-, Verlust- und Missbrauchsrisiken (Verschlüsselung in Transit und at-Rest, Rollen- & Rechtekonzept, Audit-Logs).
• Beschwerden: Betroffene können sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden (zuständig nach Sitz: Landesbeauftragte/r für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg).
• Wir verarbeiten für Negotiation Intelligence ausschließlich aggregierte Unternehmenskennzahlen. Keine personenbezogenen Arbeitnehmerdaten, keine Einzelgehälter. Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit vertraglich erforderlich.
• EmplYze ist nicht auf personenbezogene Beschäftigtendaten ausgerichtet; § 26 BDSG-Fragen entstehen in der Standardnutzung nicht. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bleibt für die kundenseitige Einführung relevant; vgl. /legal/br-einbindung.
• Entscheidungsunterstützung: Die Plattform ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Alle Ausgaben sind modellbasiert und indikativ. KI-Funktionen erfüllen die Transparenzpflichten nach Art. 50 VO (EU) 2024/1689; KI-Texte sind im Produkt als solche gekennzeichnet (siehe /legal/ki-transparenz).
• Dienstleisterkategorien (ohne Nennung einzelner Anbieter): Hosting und Betrieb der Anwendung; Datenhaltung und Authentifizierung; Zahlungsabwicklung über zertifizierte Zahlungsdienstleister; optionale KI-gestützte Text- und Szenarioverarbeitung nur bei expliziter Nutzeraktion; SMTP-Versand für transaktionale E-Mails.
• Branchenvergleiche und Modellqualität: Mit Registrierung und Nutzung von Negotiation Intelligence verarbeiten wir ausschließlich vollständig anonymisierte, nicht zuordenbare Ergebniskennzahlen (Sektor, Tarifkontext, Ergebnisbandbreiten), um Referenzwerte und Modellqualität zu verbessern; ohne Firmennamen und ohne Personenbezug. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Qualitätssicherung). Widerruf für künftige Verarbeitung jederzeit unter Profil → Einstellungen.
• Kontolöschung: Personenbezogene Profil- und Kontodaten werden gelöscht oder anonymisiert. Bereits anonymisierte Vergleichsbeiträge sind technisch nicht mehr einer Organisation zuordenbar und werden nicht einzeln entfernt.
• Referenzprogramm: Freiwillige Veröffentlichung von Kurzreferenz und optional Logo im Profil nach produktiver NI-Nutzung; Details unter /legal/referenzprogramm.
• Cookies & Endgerätedaten (§ 25 TDDDG): Technisch notwendige Speicher (Anmeldung, Sicherheit, Darstellung, Einwilligungsstatus) erfolgen ohne separate Einwilligung. Optionale anonyme Web-Analyse (Reichweitenmessung, Fehlerdiagnose) nur nach aktiver Einwilligung über den Consent-Hinweis bzw. „Cookie-Einstellungen“; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“.

2. Datentransparenz (was wir verarbeiten; und was nicht)

EmplYze ist für Tarifverhandlungen und Verhandlungs-Intelligenz konzipiert. Wir minimieren personenbezogene Daten und arbeiten mit aggregierten Unternehmenskennzahlen.

Wir benötigen nur aggregierte Kennzahlen: Gesamtbelegschaft, Durchschnittsentgelt, Branche, Tarifbindung sowie die Verhandlungsparameter. Keine Einzeldaten, keine Lohnzettel, keine Personalakten.

3. Dokumentenpolicy (Upload-Inhalte)

In Verhandlungs-Intelligenz können Sie Dokumente (z. B. PDF, DOC, TXT) zur Kontextanalyse hochladen. Diese Policy beschreibt den verantwortungsvollen Umgang damit.

EmplYze ist als softwarebasierte Entscheidungsunterstützung nicht auf personenbezogene Arbeitnehmerdaten ausgerichtet. Da § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auf die objektive Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle abstellt, sollte der Kundenbetriebsrat dennoch frühzeitig informiert werden; eine Rahmen-Betriebsvereinbarung empfiehlt sich, insbesondere wenn der Kunde optionale KI-Funktionen aktiviert.

4. Cookies & Web-Analyse (§ 25 TDDDG)

Auf öffentlichen Marketing- und Informationsseiten (nicht im eingeloggten NI-Workspace) kann EmplYze optionale Web-Analyse einsetzen. Der NI-Workspace selbst lädt diese Dienste nicht.

Nach Einwilligung: anonyme Reichweiten- und Nutzungsstatistik sowie aufgezeichnete Interaktionsmuster zur Fehlerdiagnose über eingebundene Web-Analyse- und Tag-Management-Dienstleister (Auftragsverarbeitung). IP-Anonymisierung ist aktiviert; Werbe-Tracking und Profilbildung sind deaktiviert.

Beim ersten Besuch erscheint ein Consent-Hinweis. Sie können optionale Analyse ablehnen oder zulassen. Einstellungen ändern Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ (unten rechts auf öffentlichen Seiten).

Rechtsgrundlage für optionale Analyse: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Verarbeitung erfolgt über vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter; bei Übermittlungen außerhalb des EWR gelten geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (u. a. EU-Standardvertragsklauseln).